Anonimiseren gaat vanwege wet- en regelgeving een steeds grotere rol spelen bij informatiemanagement. Een belangrijke vraag daarbij: hoe neem je jouw medewerker mee in het proces van anonimiseren?

Door Sanne Jeukens (voormalig adviseur) en Romana Goedendorp (adviseur en opleidingscoördinator)

Hoe zou jij dit zelf aanpakken? Laten we beginnen met een casus:

“De Gemeente Rinsdam werkt samen met verschillende ketenpartners op het gebied van het Sociaal Domein. De afgelopen maanden kreeg de gemeente van verschillende belangenorganisaties wekelijks gemiddeld drie Wob-verzoeken. Het afhandelen van deze verzoeken heeft de medewerkers veel tijd gekost, met name omdat ze alle privacygevoelige gegevens moesten anonimiseren. Om het anonimiseren van privacygevoelige gegevens gemakkelijker te maken is er besloten anonimiseersoftware aan te schaffen. De Chief Information Officer (CIO) van de gemeente heeft namens het bestuur besloten jou als interne projectleider te benoemen die verantwoordelijk is voor de implementatie van deze software.”

Een uitdagende opdracht voor jou als projectleider, maar de vraag blijft; waar te beginnen? Want met alleen de aanschaf van een anonimiseringstool of anonimiseersoftware ben je er nog niet.

Om structuur te bieden bij implementatie- en verandertrajecten, ontwikkelden we bij BECIS | DIOR de zogenaamde ‘gebruikersadoptiecyclus’. Je doorloopt vier fasen van een implementatie- of verandertraject. In elke fase neem je als projectleider telkens een andere rol aan (van motivator tot coach) en zorg je daarbij meteen dat de medewerker – degene die er uiteindelijk mee moet gaan werken – centraal staat.

Bij de implementatie van een systeem, plan of een programma is de inbreng van de medewerkers die ermee aan de slag gaan essentieel. Net als de ruimte voor vragen en uitleg. Door de medewerker vanaf het begin mee te nemen, creëer je commitment, waardoor de medewerker niet alleen begrijpt waarom hij of zij aan de slag gaat met de nieuwe software, maar ook goed weet hoe. Hierdoor zal de software optimaal benut worden.

Maar niet elke medewerker is hetzelfde, werkt op dezelfde manier en leert op dezelfde wijze. Elke medewerker neemt op een andere manier waar en verwerkt informatie op zijn eigen manier. Als projectleider moet je hier natuurlijk ook rekening mee houden tijdens het implementatietraject van de anonimiseersoftware.

De gebruikersadoptiecyclus
Om te zorgen dat de verschillende collega’s vanaf het begin betrokken zijn bij de implementatie van de anonimiseersoftware, en ook betrokken blijven tot het einde van het traject, doorlopen we de vier fasen van de gebruikersadoptiecyclus. In de gebruikersadoptiecyclus zijn naast de fases van een verandertraject ook verschillende gebruikerstypen onderscheiden. Namelijk: de beslisser, de analyticus, de tester en de uitvinder. Al deze typen hebben hun eigen leerstijlen en voorkeuren.

Gedurende het gehele traject zorg je er als projectleider voor dat je iedereen betrekt op een manier die hem of haar aanspreekt. Zo kan je bijvoorbeeld het groepje uitvinders, die al snel met de tool overweg kunnen, inzetten als ambassadeurs richting de rest van de groep.

Door de testers goed uit te leggen hoe de tool werkt, krijg je ook deze groep goed mee. De nauwkeurige analyticus bied je voldoende feiten en structuur. Door vanaf het begin de waaromvraag – die de resultaatgerichte beslisser vaak stelt – goed te beantwoorden, wek je ook hun vertrouwen.

Terwijl je als projectleider de verschillende gebruikerstypen goed in je achterhoofd houdt, doorloop je de vier verschillende fasen van de gebruikersadoptiecyclus.

Initiatiefase – Waarom?

Waarom wil je als organisatie eigenlijk gegevens anonimiseren met behulp van anonimiseersoftware? Waarom moeten wij daarmee werken? En waarom is er precies voor deze software gekozen? Dit zijn vragen die in het begin van het implementatietraject veel spelen bij de gebruikers.
Als projectleider heb je in de initiatiefase de rol als motivator. Aan de hand van verhalen en voorbeelden leg je de medewerkers uit dat de software ze gaat helpen in hun werk. Het afhandelen van de Wob-verzoeken gaat dankzij deze software straks een stuk minder tijd kosten, omdat het anonimiseren van privacygevoelige gegevens dan grotendeels automatisch kan.

Definitiefase – Wat?

In deze fase wil de medewerker graag weten wat er precies gaat gebeuren. Als projectleider neem je dan ook de rol van leraar aan en laat je de gebruiker aan de hand van feiten en bronnen zien wat er precies gaat gebeuren. In het geval van onze casus maak je een overzicht van de huidige en gewenste situatie en beschrijf je de te zetten stappen om de gewenste situatie concreet te maken.

Bijvoorbeeld: in de huidige situatie is informatie op verschillende plaatsen opgeslagen. Verschillende medewerkers zijn nodig om bij Wob-verzoeken de juiste informatie beschikbaar te stellen en handmatig te anonimiseren. Dit kost de organisatie per verzoek gemiddeld 32 uur. In de gewenste situatie is de tijd die nodig is voor het beschikbaar stellen en anonimiseren van stukken teruggebracht naar 8 uur. Om dit mogelijk te maken zijn eerst de bronnen waar informatie is opgeslagen, gereduceerd tot de meest relevante: geen onnodige opslag in bijvoorbeeld e-mail.

De anonimiseersoftware wordt vervolgens gekoppeld aan alle relevante bronnen waar informatie wordt opgeslagen, zodat je met het anonimiseren kan beginnen.

Uitvoeringsfase – Hoe?

Oké, aan de slag! De medewerkers gaan, nadat de benodigde stappen gezet zijn om de software te installeren en effectief te kunnen gebruiken, daadwerkelijk aan de slag met de anonimiseersoftware. Maar hoe werkt dat dan precies? Hoe anonimiseer je de stukken nu precies met deze software? Als projectleider heb je in deze fase de rol van coach en kun je de gebruiker verder helpen door bijvoorbeeld presentaties en trainingen te geven.

Afrondingsfase – En dan?

De software is geïmplementeerd, het lukt je medewerkers om dankzij de software sneller stukken te anonimiseren. Als projectleider pak jij nu de rol van facilitator. Door het organiseren van evaluaties kom je erachter hoe de medewerker er nu in staat en wat eventuele ‘losse eindjes’ zijn. Deze kunnen nog opgepakt worden.

Om antwoord te geven op de centrale vraag van dit artikel: hoe neem je jouw medewerker mee in het proces van anonimiseren? Door aan de hand van de gebruikersadoptiecyclus anonimiseersoftware te implementeren kan jouw medewerker uiteindelijk optimaal gebruik maken van de software. Door alle fases te doorlopen en verschillende rollen aan te nemen per fase èn daarbij de verschillende gebruikers in je achterhoofd te houden, begrijpt jouw medewerker aan het eind van het implementatietraject waarom de anonimiseersoftware wordt geïmplementeerd en is hij of zij in staat om met de software te werken.