DIGITAAL SAMENWERKEN

Geen ICT-traject maar een organisatieverandering

Digitaal samenwerken biedt volop mogelijkheden om de dienstverlening van uw organisatie te verbeteren. Een goede implementatie daarvan is essentieel vanwege de invloed die het heeft op de processen, systemen…en dus de manier waarop medewerkers werken. Uit ervaring weten we dat een succesvol ICT-traject start met het creëren van draagvlak.

Realisatie van gebruikersadoptie is hierbij doorgaans een belangrijkere factor dan de technische implementatie.  Digitaal samenwerken is namelijk geen ICT-traject, maar een organisatieverandering die invloed heeft op de werkwijze van alle werknemers. Je kunt digitaal samenwerken wel faciliteren en stimuleren door het beschikbaar stellen van samenwerkingsomgevingen (zoals SharePoint, Google Apps en zaaksystemen), maar je zult vooral goed je werknemers moeten betrekken en begeleiden. Een valse start is vaak moeilijk in te halen.

De mensen van BECIS zijn sterk in het opleiden en trainen van eindgebruikers. Zodat je medewerkers snel leren hoe ze met de nieuwe digitale tools kunnen werken en dit daadwerkelijk omarmen.

  • Quickscan & nulmeting
  • Lean- en verbetertrajecten
  • Processturing
  • Coaching

WHITEPAPER

White paper: 6 Factoren voor een succesvolle implementatie

Bij de overheid is de digitalisering in volle gang. Het gebruik van onlinediensten als MijnOverheid, E-factureren en digitaal zakendoen neemt toe. Hierbij staat het verbeteren van de dienstverlening richting burgers en ondernemers centraal.

Download de Whitepaper

White paper: 7 Stappenplan digitaal samenwerken en de AVG

Digitaal werken biedt verschillende voordelen ten opzichte van werken met papier. Zo kun je makkelijker samenwerken, heb je beter inzicht in versiebeheeren heb je een duidelijk overzicht wie bij welke informatie kan.

Download de Whitepaper

De ingebruikname van een nieuw systeem heeft veel impact op medewerkers (eindgebruikers): de dagelijkse routine gaat op de schop en de wijze waarop gewerkt kan drastisch veranderen. In hoeverre het systeem wordt omarmd door medewerkers en de implementatie succesvol is, hangt af van de gebruikersadoptie. In dit whitepaper behandelen we zes thema’s die van invloed zijn op de gebruikersadoptie bij de implementatie van een systeem. We benoemen succesfactoren en doen aanbevelingen waar direct mee aan de slag gegaan kan worden.

CASE

Van 2014 tot 2017 hebben we ons gericht op de realisatie van digitaal werken bij ProRail. We hebben een nieuwe generieke organisatie brede digitale (samen)werkingsomgeving ingevoerd, rekening houdend met zowel een technische als organisatorische componenten.
Lees hier alles over de case

NEEM CONTACT OP

Met behulp van trainers en digi-coaches hebben we de implementatie van DielPlak tot een succes weten te maken. De ingebruikname van DielPlak had veel impact op medewerkers: de dagelijkse routine ging op de schop en de werkwijze veranderde drastisch. De verwachtingen van medewerkers waren hoog. Of Dielplak daadwerkelijk zou worden omarmd hing voornamelijk af van de gebruiksvriendelijkheid en de begeleiding van de medewerkers bij de implementatie.

NEEM CONTACT OP

Vanuit de samenwerking met BECIS realiseerde de Provincie Fryslân zich dat medewerkers actief betrokken moet worden bij de implementatie van een nieuw systeem. Om de gebruikersadoptie te realiseren hebben wij ons dan ook met de ondersteuning gericht op de (eind)gebruikers. Door E-learning en klassikale trainingen hebben we als eerste stap de medewerkers kennis laten maken met Sharepoint Online. Hierdoor konden zij direct efficiënter samenwerken. Daarnaast hebben wij voor specifieke doelgroepen Toolkits op maat gemaakt. Op hoofdniveau werken met een gestandaardiseerd systeem dat zorgt voor overzicht. Het is niet altijd mogelijk een bestaande en bewezen succesvolle werkwijze een-op-een te kopiëren naar alle afdelingen. Daarom is de mogelijkheid tot personalisering belangrijk. Om de transitie te laten slagen hebben onze adviseurs tevens standaard werkafspraken en ondersteuningsmateriaal opgesteld.

NEEM CONTACT OP

Onze aanpak is altijd individueel en persoonlijk en onze trajecten worden aangepast aan de specifieke situatie van jouw organisatie. Daarbij leveren we persoonlijke en intensieve werkplekbegeleiding aan de medewerkers. Dit bevordert de acceptatie en effectief gebruik van een nieuw systeem. Daarbij wordt voldoende aandacht en tijd voor de medewerkers die de training het meest nodig hebben vrijgemaakt.

NEEM CONTACT OP