BUSINESS-INFORMATIEANALYSE

Inzicht in je informatiemanagement

Kortgezegd vormt Business Informatie Analyse (BIA) de schakel tussen de organisatie, IT en informatievoorziening. Door het analyseren van de informatiebehoefte – en deze behoefte te vertalen naar bruikbare en innovatieve oplossingen – worden aanzienlijke verbeteringen op het gebied van Informatiemanagement gerealiseerd.

Wij richten ons hierbij op het huidige maar ook op het toekomstige functioneren. Analyseren daarbij de bedrijfsprocessen en informatiestromen en kijken naar de samenhang van processen en applicaties. Maar vooral ook de rol van de medewerkers en de cultuur binnen de organisatie krijgt veel aandacht. Gebruikersadoptie staat en valt bij het wel of niet betrekken van de gebruikers.

Het toegankelijk maken van informatie is hierbij essentieel: informatie moet op het juiste tijdstip, in het juiste proces en bij de juiste persoon op de juiste manier beschikbaar zijn. Door te kijken naar de samenhang kan je organisatie veel efficiënter werken en wordt de dienstverlening aanmerkelijk verbeterd. Heldere, eenduidige communicatie, het creëren van draagvlak en het managen van de impact zijn hierbij essentiële aandachtsgebieden.

BIA kan ook ingezet worden op

• AVG

• Zaakgericht werken

• Verandertrajecten

• Functioneel Beheer

Case: Rijksvastgoedbedrijf

BIA en Implementatie voor het project Digitaal Documenteren (HARP)

Voor het Rijksvastgoedbedrijf (RVB) heeft BECIS meegewerkt aan de realisatie van één geïntegreerd proceslandschap en applicatielandschap voor documentaire informatievoorziening. Binnen het programma Harmonisatie Applicaties en Rijksvastgoedprocessen (HARP). Dit was uiterst gecompliceerd omdat de drie fusiepartners (Rijksvastgoed- en Ontwikkelingsbedrijf, de Rijksgebouwendienst en de Dienst Vastgoed Defensie) alle drie verschillende processen en applicaties gebruikten.  

Hoe gingen de Business Informatie Analisten van BECIS te werk?

Bij het opstellen van de Business case en een Plan van aanpak (PVA) hebben onze informatieanalisten verschillende bestaande en nieuwe systemen geanalyseerd. Daarna is er een autorisatiemodel opgesteld. Ook is er een bewaar- en conversiestrategie voor de verschillende migraties van oude systemen naar het nieuwe systeem ontwikkeld. Gelijktijdig hebben de analisten de gebruikte metadata in de huidige DMS’en en informatiesystemen geanalyseerd en een nieuw metadataschema ontwikkeld (op basis van TMR/TMLO). Hierin hebben we de eindgebruikers nauw betrokken.

Denny Schouten

Adviseur

‘De samenwerking opzoeken en de schakel vormen tussen verschillende projecten was echt goud waard bij het project van het Rijksvastgoedbedrijf.’

De kracht van goed overleg

De aansluiting van bedrijfssystemen op het nieuwe DMS was een ingewikkeld proces. Daarom hebben onze informatieanalisten nauw overleg gevoerd met andere projecten binnen RVB. Er was nauw contact over de financiële- en projectinformatie, de vastgoedinformatie en de onderhoudsdata. Complicerende factor was dat zij op dat moment ook midden in een verandertraject zaten, waardoor er geen stabiele basis beschikbaar was. Voordeel was wel dat alle projecten reeds in HARP waren samengevoegd, wat ‘contacten’ vereenvoudigde. Ook was er veel overleg met stakeholders en proceseigenaren, omdat het documentair informatiesysteem zo goed mogelijk moest aansluiten op de vernieuwde werkprocessen van de fusieorganisatie, zonder verlies van oude informatie.