#InGesprekMet: Hans Cordfunke en Dyantha Boxum

De gebruikersadoptiecyclus én de bijbehorende brochure zijn klaar voor gebruik. Dit jaar is één van onze hoofdthema’s “verandermanagement gericht op gebruikersadoptie”. De gebruikersadoptiecyclus gaat ons enorm helpen om dit thema succesvol naar voren te laten komen. Samen beantwoorden directeur Hans Cordfunke en adviseur en projectleider Dyantha Boxum een aantal vragen over de gebruikersadoptiecyclus. 

“De gebruikersadoptiecyclus moet het DNA worden van BECIS|DIOR”

Waar is de gebruikersadoptiecyclus voor bedoeld? 

Hans:
Ik zie vaak een enorm gat tussen de ICT, de harde kant, en de gebruikerskant. Vaak gaan softwareleveranciers niet verder dan het aanzetten van een systeem: het systeem wordt geïmplementeerd en er is een korte training, maar dat is het. Dit is een verspilling van kennis, kapitaal en menskracht, omdat een groot deel van de systemen zo niet wordt gebruikt en niet goed wordt ingezet. Het is daarom belangrijk tussen de gebruiker en de harde ICT te zitten: iets wat de gebruikersadoptiecyclus doet. Daarnaast hebben veel medewerkers moeite om mee te gaan in de technologische ontwikkelingen: jaar na jaar moeten ze met nieuwe systemen werken waar ze niet volledig in worden ondersteund.  Het is waardevol ons op deze gebruikers te richten zodat een organisatie software en de data die het systeem vergaart duurzaam en beter in kan zetten. Het gaat dus niet alleen om aanzetten, maar echt inzettenDe gebruikersadoptiecyclus helpt mensen een systeem te omarmen: zo zorg je er ook voor dat ze het prettiger en leuker vinden om er mee te gaan werken.  

Dyantha:
Het idee achter de gebruikersadoptiecyclus is om het beste uit elkaars kennis te halen. We hebben zoveel kennis en ervaring binnen de organisatie, en er zijn zoveel medewerkers bezig met gebruikersadoptie. Laten we dat nou eens bundelen in een gezamenlijke aanpak zodat we daar allemaal gebruik van kunnen maken. Het mooie van deze gebruikersadoptiecyclus is dan ook dat alle lagen binnen onze organisatie betrokken zijn geweest bij de ontwikkeling ervan. Zowel de adviseurs als adviseurs in opleiding, en zowel de informatiespecialisten als Sales-medewerkers hebben er baat bij  

Hans:
Onze eigen medewerkers gebruiken de aanpak om gebruikersadoptie te realiseren bij onze opdrachtgevers, en opdrachtgevers kunnen ons inzetten om daadwerkelijk een systeem goed en vooral duurzaam in te kunnen zetten voor een organisatie.  

Wat maakt de gebruikersadoptiecyclus uniek? 

Hans:
Wat ik zo goed vind aan hoe deze gebruikersadoptiecyclus is ontwikkeld, zijn de verschillende gelaagdheden die erin zitten. Enerzijds heb je de gelaagdheid projectmatig creëren, hierin zie je precies hoever de implementatie is en welke stappen er zijn doorlopen om de gebruiker erbij te betrekken. 
Door daarin gericht vragen te kunnen stellen, kun je ook precies zien, wat ontbreekt er nu nog en wat zouden we moeten toevoegenAnderzijds heb je de gelaagdheid gebruikersgroepen, hierin zie je aan de ene kant hun voorkeursleerstijlen, aan de andere kant de kleuren van de mensen die in een organisatie werken. Daardoor kun je een gericht opleidingstraject inrichten om de eindgebruikers mee te nemen: de een is meer blauw en wil precies weten waar een knopje voor is, ander is meer rood en wil weten wat de visie is waar we met het systeem naartoe gaan. Dat maakt deze aanpak uniek.  

Waarom past de gebruikersadoptiecyclus goed binnen BECIS|DIOR?  

 Dyantha:
Binnen deze methode staat de eindgebruiker echt centraal. Deze aanpak biedt de 
adviseur handvaten om maatwerk te leveren, in plaats van een vast stappenplan. Met deze handvaten kan er een gericht implementatietraject worden ontwikkeld om ervoor te zorgen dat de eindgebruiker het nieuwe systeem zo effectief mogelijk kan en wil overnemen. Daarnaast is dit een echt BECIS|DIOR product omdat we dit echt gezamenlijk ontwikkeld hebben.  

Hans:
We zetten de mens binnen een organisatie centraal en willen dat zij zich  door kunnen ontwikkelen. Dit vinden wij belangrijk voor onze opdrachtgevers, maar ook voor onze eigen collega’s. Deze gebruikersadoptiecyclus past zo goed binnen onze organisatie, omdat het zowel aansluit bij de duurzaamheidsgedachte, als bij de gedachte: mens, collega en gebruiker centraal. Daar doen we het uiteindelijk voor. Waarom noemen we het de gebruikersadoptiecyclus?  

 Dyantha:
Het stukje ‘gebruikersadoptie’ duidt op het feit dat de gebruiker met het systeem moet kunnen én willen werken, en dit ook blijven willen doen zodra de adviseur weg is. Het nieuwe systeem moet daadwerkelijk worden overgenomen door de gebruiker. Het stukje ‘cyclus’ maakt duidelijk dat dit proces niet een bepaald eindpunt heeft: een verandering stopt nooitDenk aan de PDCA-cyclus die je hier ook in terug ziet. 

Hans:
Precies. Het gaat erom dat je constant blijft investeren in de overname van een nieuw systeem. Systemen ontwikkelen zich altijd door, dus de overname en implementatie ervan is niet te binden aan een begin- en eindpunt.  

Zijn er nog afsluitende opmerkingen?  

 Dyantha:
De aanpak is verwerkt in een infographic en een brochure. Het projectteam gaat verder met het ontwikkelen van de bijhorende toolkit, zoals we dat steeds gedaan hebbenmet input van de hele organisatie.  

Hans:
Dit moet het DNA worden van BECIS|DIOR. Het is één van de belangrijkste speerpunten binnen ons jaarplan. In mijn optiek blijven we dit ook verder inzetten en gaan we de tools verder ontwikkelen en opnieuw presenteren. Zo kunnen onze adviseurs, Sales en informatiespecialisten dit uiten naar onze opdrachtgevers, en wordt het de “talk of the town”.
 

Bekijk onze pagina gebruikersadoptiecyclus voor meer informatie over hoe wij jouw organisatie hiermee kunnen helpen.

Download de gebruikersadoptie infographic
Download de gebruikersadoptie brochure