05 jul 2019

Ciao a tutti!
Deze week aan mij de eer een blog te schrijven over mijn werkzaamheden als BECIS trainee bij mijn opdrachtgever de Omgevingsdienst regio Utrecht (kortweg ODRU). Alvorens jullie mee te nemen in mijn dagelijkse werkzaamheden stel ik mijzelf eerst voor 

Sinds 1 maart 2019 ben ik in dienst bij BECIS en ik heb het bedrijf leren kennen als een jonge, enthousiaste, professionele en persoonlijke organisatie. De lijntjes binnen BECIS zijn kort, er is nauw contact met de verschillende afdelingen en adviseurs zodat je collega’s makkelijk kunt benaderen voor een bepaald vraagstuk. Ik vind het vakgebied Informatiemanagement super interessant en veelzijdig al had ik eerlijk gezegd niet verwacht dat ik uiteindelijk in de ‘wonderenwereld’ van ICT en Informatiemanagement zou belanden. Als middelbare scholiere gruwelde ik van het vak “informatica”, de formules in Excel waren voor mij abracadabra en ICT programma’s konden voor mij net zo goed in het Japans zijn geschreven: ik had echt no clue at all.

De ODRU
Deze week ga ik mijn 3e week in als “Junior Adviseur Informatiemanagement” bij de ODRU. De organisatie voert voor 15 gemeenten in mandaat taken uit voor vergunningverlening, toezicht en handhaving binnen het omgevingsrecht. De ODRU was mij als organisatie niet onbekend, ik heb er anderhalf gewerkt op de DIV afdeling, echter was ik destijds opzoek naar meer uitdaging en heb de overstap naar BECIS gemaakt. Nu ben ik terug op het oude nest en bekleed ik een analytische rol en ik mag meedenken over veranderingen binnen de informatievoorziening en – huishouding. Het is ook mijn taak de collega’s meekrijgen in deze transitie! Bovendien was een weerzien met oude collega’s en vriendinnen dan ook heel erg leuk!

Maandag: bila, adresboek Outlook analyseren t.b.v. opschoning
Elke maandag heb ik een bila met de projectleider waar ik onder val. Tijdens dit wekelijkse moment bespreken we de voortgang van mijn werk, hick-ups die zich hebben voor gedaan en sturen we bij op verwachtingen en beslissingen. Verder houd ik me op deze dag bezig met Outlook: een proces van analyse, verwondering en delen met mijn opdrachtgever. Ik heb de opdracht gekregen het adresboek van de ODRU uit te pluizen: of accounts en mailinggroepen nog wel up-to-date zijn of dat er nog ex-medewerkers in mailinglijsten staan. Aan de hand van een analyse in Excel heb ik mijn bevindingen in kaart gebracht. Natuurlijk is dit niet werk wat je in één dag afhebt, al helemaal niet met 227 actuele accounts, 193 externe contactpersonen in het ODRU adressenbestand en 55 mailinggroepen. Diverse dagen was ik met dit uitpluiswerk bezig maar vandaag heb ik het af kunnen ronden (tick in the box!). ‘s Avonds ben ik begonnen met het lezen van een boekje over LEAN, onderdeel van de voorbereiding voor de lesdagen van volgende week vrijdag. De week voorafgaand aan een lesdag zijn er opdrachten en stukken om te lezen.

Dinsdag: Plan van Aanpak autorisatiebeheer voor inrichten nieuwe netwerkschijven
Vorige week ben ik begonnen met het inlezen in het onderwerp autorisatiebeheer, bij BECIS heb ik nagevraagd of er collega’s ervaring mee hebben en zodoende heb ik goede informatie verkregen. Op deze manier doen we aan kennisdeling; waarom het wiel 24 keer uitvinden?

De ODRU wil meer role-based gaan werken: als medewerker krijg je alleen toegang tot de informatie die noodzakelijk is om je werkzaamheden, passend bij je rol en functie, uit te voeren. Om de nieuwe omgeving zo in te richten is een eerste stap het analyseren en in kaart brengen van de informatie die op de huidige netwerkschijven staat. De T-schijf lijkt een vrijbrief te zijn voor complete chaos en gekte. Een wildgroei aan mappen en documenten lijkt de norm. In een Japanse supermarkt vind je spullen nog sneller… er staan 1.283.311 bestanden (?!) op de schijf. Medewerkers worden niet gelimiteerd in het aanmaken van mappen en dus lijkt het een sport te zijn om per afdeling de meest mogelijke documenten op te slaan.
Vandaag ben ik bezig met een eerst inhoudelijke analyse van de cluster mappen. Dit betekent dat ik een globaal overzicht maak van de sub-mappen en noteer wanneer bestanden voor het laatst zijn gewijzigd of geopend (jaartallen als 2012 en 2016 kom ik geregeld tegen, overigens blijkt 2004 ook geen uitzondering). In een verder stadium bespreek ik mijn bevindingen met de clustercoördinatoren om eigenaarschap vast te stellen en bewustwording te creëren omtrent opschoning. Zo hoop ik dat bij het inrichten van de nieuwe netwerkschijven niet dezelfde “troep” (als ik het even oneerbiedig mag zeggen) simpelweg gekopieerd en geplakt wordt.

Het is essentieel kritisch te kijken en vragen te stellen waarom iets op een bepaalde manier is ingericht of waarom ik bijvoorbeeld slechts een paar muisklikken verwijderd ben van wachtwoorden of handtekeningen. Ik vind het erg leuk om een bij te kunnen dragen om de organisatie te helpen hun informatiehuishouding beter op orde te krijgen 

Woensdag: Gesprek met afdeling ITH over kennisdeling .
Vandaag had ik met twee collega’s van de afdeling Integraal Toezicht en Handhaving een gesprek over Kennisdeling: zij wil kennis beter waarborgen, ontsluiten en onder de aandacht brengen. Zodoende is ITH op zoek naar een platform. Nu staat kennis verspreid en ‘ergens’ op de T-schijf te vinden (in één van de 38 mappen die ITH in hun clustermap heeft staan). Men vreest dat er niet in wordt gekeken, dat collega’s niet van het bestaan weten of hoe informatie goed beheerd kan worden. Tijdens dit gesprek hebben we gebrainstormd over mogelijke suggesties; een SharePoint pilot opzetten, een wiki-pagina bouwen, een mappenstructuur standaardiseren op basis van organisatieonderdeel of thema. Naar aanleiding van dit gesprek heb ik volgende week een overleg met de projectleider want het blijkt dat kennisdeling organisatie breed speelt. Een zijsprongetje maar ook erg relevant voor de informatiehuishouding!

Donderdag: Outlook 2013 vs 2016 en schrijven testscenario’s vervuiling
Vandaag enigszins kreukelig op kantoor, beetje laat geworden na de verlenging… Bij de ODRU maken we binnenkort de overstap van Outlook2013 naar Outlook2016. Ik mag onderzoeken of er verschillen in de “look and feel” zitten tussen beide versies en of we binnen de organisatie moeten inzetten op training en communicatie. Ik struin websites af en documenteer wat ik tegenkom.

’s Middags werk ik samen met een collega van Functioneel beheer om de actuele stand van de vervuiling in Squit XO (ons zaaksysteem) en Decos JOIN (ons DMS) in kaart te brengen. Door een verstoorde koppeling tussen beide systemen communiceren ze niet optimaal en is contactinformatie over aanvrager niet goed in de zaak opgeslagen en gedocumenteerd. Aan ons om te kijken hoe we dit zo efficiënt mogelijk recht kunnen zetten om de zaak-informatie compleet te maken.
‘s Avonds heb ik verder gelezen in het boekje van LEAN, van het weekend maar beginnen met de groepspresentatie voor te bereiden.

Vrijdag: Verder met uitwerken document Outlook 2013 vs 2016
Vandaag werk ik rustig verder aan mijn “Outlook 2013 vs 2016” analyse. Na veel bronnen geraadpleegd te hebben zal ik maandag een overzichtelijke PPT maken waarin de verschillen visueel aan bod komen. Die kan later dienst doen bij een training om de medewerkers voor te bereiden op de upgrade en hen tevens een idee te geven hoe je slimmer met Outlook kan werken.
Sinds drie weken heb ik de immer vertraagde bus en propvolle treincoupés ingeruild voor mijn verroeste (nog studenten) fiets, hij verkeert nog net niet in staat van ontbinding maar vertoont al wel “uit elkaar vallende verschijnselen”. Straks lekker het weekend tegemoet fietsen en binnenkort misschien een nieuwe aanschaffen!

Fijn weekend! Groetjes, Sophie.