15 feb 2018

Veranderimanagement
Maak verandering makkelijk en leuk!


Ondanks dat alles in het leven continu in beweging is, hebben wij toch veel moeite met veranderingen. In dit artikel wordt belicht hoe je als medewerker een verandering op het werk gemakkelijker en leuker kan maken, zodat dit minder (negatieve) energie kost. Allereerst wil ik belichten waar de weerstand op verandering vandaan komt, daarna de fases die je doormaakt bij verandering en als laatste geef ik tips hoe je verandering leuker en vooral makkelijker kunt maken voor jezelf.

Dat je niet gelijk positief reageert op wederom een  systeemimplementatie op je werk, is vanuit evolutionair oogpunt goed te verklaren. Een groot gedeelte van ons handelen is geautomatiseerd: ingesleten (gedrags-)patronen (shortcuts) kosten ons namelijk minder energie. Deze tactiek heeft onze overlevingskansen in het verleden vergroot. Gedragspatronen zijn systemen die zichzelf in stand houden. Patronen (shortcuts) ontstaan als het succes oplevert. Systemen die zichzelf in stand houden kosten weinig energie.

Voorbeelden van geautomatiseerd gedrag zijn ademen en lopen en fietsen, maar ook de manier waarop we ons werk doen, wordt naar verloop van tijd gedeeltelijk geautomatiseerd. Als men dan van bovenaf besluit een verandering door te voeren – de implementatie van een nieuw systeem – dan kost het ons extra veel energie: we kunnen ons werk immers niet gedeeltelijk automatisch uitvoeren, want we moeten ons focussen op het leren van nieuwe taken. We houden dan minder energie over voor andere aspecten in ons leven, er ontstaat weerstand omdat we niet meer efficiënt functioneren. Deze ingebouwde weerstand tegen verandering heeft een neurale oorzaak – iets wat je vaak doet gaat vertrouwd voelen omdat er ‘shortcuts’ in je brein ontstaan voor deze handelingen.

 

Bewustwording van de veranderfases

Als medewerker kan je de verandering – de systeemimplementatie – niet tegenhouden. De ontwikkelingen gaan steeds sneller, de veranderingen volgen elkaar steeds sneller op. Deze ‘verbetering’ is nodig om mee te gaan in de ontwikkelingen in de markt of om de concurrentiepositie te verbeteren (stilstand is achteruitgang). Nu je als medewerker weet waar de weerstand die je ervaart vandaan komt, belichten we nu de fases die je doormaakt bij verandering. Bij een kleine verandering doorloop je deze fases sneller dan bij een grote verandering:


– Ontkenning
: “Het is het zoveelste initiatief, dat waait wel weer over”
– Weerstand: “Wij gaan hier niet in mee” of “Wij gaan er niet mee werken, we blijven gewoon bij het huidige systeem”.
Onderhandelen/ontdekken: “Als we dan echt over moeten, dan tenminste met …” of “Toch maar even naar de training”
Acceptatie/betrokkenheid: “Het is eigenlijk best handig”

 

Herkenbaar?

Ook deze fases doorloop je eigenlijk op de automatische piloot. Het is geen proces waar wij ons bewust van zijn, maar waar wij wel proactief op kunnen  handelen. Ik leg uit hoe je deze fases bewust kunt doorlopen en de verandering op je werk leuk te maken. Hieronder 4 tips om proactief aan de slag te gaan:

1. Informatie: Ga op zoek naar informatie over het nieuwe systeem dat wordt geïmplementeerd. Wat zijn de doelen van het nieuwe systeem? Hoe pakt het projectteam het aan? En vooral: ‘What’s in it for me’? Als je goed weet wat een project inhoudt, kun je er ook een gefundeerde mening over hebben.
2. Participatie: Wordt er vanuit het projectteam een beroep gedaan op de medewerkers om mee te denken over de indeling van het nieuwe systeem? Stap dan aan boord en denk met ze mee! Dan kun je gelijk zien hoe het systeem gaat werken en nog beter zien wat het jou gaat opleveren.
3. Training en gebruikersondersteuning: Grijp de kans om te oefenen met beide handen aan. Dit is je kans om het systeem direct goed te leren kennen, om vragen te stellen en extra hulp te krijgen.
4. Oefening baart kunst: Nu je de basiskennis goed onder de knie hebt, kun je zelf gaan oefenen. Doe dit op regelmatige basis en gun jezelf de tijd om het systeem te leren kennen.

Het enige constante in het leven is verandering. Maak het jezelf niet moeilijk door in de verdediging te gaan, maar ontvang vernieuwing als een gegeven en maak het makkelijk en leuk voor jezelf. Dan houd jij de regie en meer energie over.

Marloes Weel, adviseur bij BECIS