19 jul 2018

Eind in zicht bij Noord/Zuidlijn

Door Shirley Siebum, adviseur in opleiding
Sinds november 2017 volg ik het Fundamental ontwikkelprogramma bij DIOR Academy. In deze uitdagende leergang word ik opgeleid tot informatieadviseur. Het programma duurt een jaar en is een mix van leren, ervaring opdoen, persoonlijke ontwikkeling en samenwerken. Ook ga je direct aan de slag bij een opdrachtgever. Zo kom je op veel leuke en interessante werkplekken terecht bij de (semi-)overheid. Omdat niet alleen de organisaties waar je terechtkomt verschillen, maar ook de inhoud van de opdrachten, leer je snel de verschillende aspecten van het vakgebied kennen.

 

Bij mijn huidige opdrachtgever – de gemeente Amsterdam – mag ik een bijdrage leveren aan de geschiedenis van onze hoofdstad. Ik werk als informatieadviseur bij de afdeling Metro en Tram, bij een van de meest bekende infrastructurele projecten van ons land: de Noord/Zuidlijn! Mijn werkplek zit recht tegenover het nieuwe metrostation Rokin en ik zie elke dag de vorderingen van het project.

Op de afdeling Metro en Tram help ik de interne teams het documentbeheer zo effectief en efficiënt mogelijk te laten lopen. Ik ben onderdeel van een heel team informatieadviseurs en elk teamlid is verantwoordelijk voor een onderdeel van het documentbeheer van de Noord/Zuidlijn. Ik bouw digitale dossiers op, geef trainingen aan medewerkers, motiveer tot goed documentbeheer en ben ook gewoon hands-on bezig. Mijn team moet hun werkarchief en alle overige belangrijke documenten zo opslaan dat het makkelijk te vinden en herleiden is. Het is voor infrastructurele projecten erg belangrijk dat tekeningen, bouwdocumenten en goedkeuringen goed geborgd, gedigitaliseerd en toegankelijk zijn in de archieven.

De trainingen die ik krijg bij DIOR Academy kan ik meteen toepassen in de praktijk. Zo heb ik om mijn LEAN Orange Belt te behalen een project uitgevoerd bij de gemeente Amsterdam. In dit project heb ik de efficiëntie van het afdelingsoverleg verhoogd door LEAN technieken toe te passen en een aantal veranderingen door te voeren. Het resultaat was een effectievere vergadering die de helft korter was, een positieve verandering die gedragen werd door alle medewerkers. De belangrijkste lessen die ik hieruit geleerd heb, zijn:
• Laat kwantiteit niet voor kwaliteit gaan.
• Zorg dat iedere deelnemer voldoende kan inbrengen in de vergadering.
• Laat vragen niet onbeantwoord.

En dankzij de projectmanagementmethodiek van Prince2 heb ik meer inzicht in de organisatie van een project en kan ik dus beter plaatsen waar iedereen staat in het project.

De Noord/Zuidlijn wordt 22 juli officieel geopend en in dienst gesteld en vanaf dat moment is de lijn onderdeel van het bestaande metronetwerk. Vanaf die datum wordt het project dan ook overgedragen en onderdeel van een andere afdeling. Nadat mijn afdeling het archief op orde heeft gebracht, wordt het overgedragen aan het Amsterdamse digitale Stadsarchief, en dan zit mijn taak erop.