Eefje Soeterbroek behaalde in februari haar Lean Orange Belt. Eefje volgt op het moment het traineeship informatie- en verandermanagement bij BECIS | DIOR, waar ze naast Lean ook aan de slag gaat met adviesvaardigheden, persoonlijke effectiviteit en Prince2. In deze blog vertelt Eefje ons meer over wat ze geleerd heeft tijdens de Lean-trainingen en hoe ze dit in de praktijk heeft toegepast.
De Lean Orange Belt is binnen! In oktober vorig jaar maakten wij kennis met Lean. Dit was tijdens de training Analyseren. Als voorbereiding op deze training lazen we ‘mijn beste leerschool voor Lean was de basisschool’. Dit gaat over een ouder die een dag meekijkt op de basisschool van zijn dochter en hier verschillende Lean-principes toegepast ziet worden. Met dit boekje leerden we de basis van Lean te begrijpen. In de training zijn we hier dieper op in gegaan. In december volgde hierop een tweede training, namelijk implementeren. Gedurende deze training zijn we dieper ingegaan op hoe je Lean in praktijk brengt.
Lean in de praktijk
Nu waren we klaargestoomd om zelf Lean in praktijk te brengen. Elk van ons bracht een probleem in kaart bij haar eigen opdrachtgever. Het bijbehorende proces werd vervolgens gemeten en geanalyseerd. Tot slot werd er een verbetering toegepast en ervoor gezorgd dat dit geborgd kon worden in de organisatie. Wij hadden hier ongeveer twee maanden de tijd voor en presenteerden onze projecten eind februari aan de collega’s van BECIS | DIOR. Hier wordt altijd een feestelijk moment van gemaakt. Gelukkig waren we allemaal geslaagd! Hierna volgde de felicitatie van onze Lean trainer Martijn.
Verspilling tegengaan met een chatbot
Zelf ben ik werkplekondersteuner voor Office 365 en Windows 10 bij een grote gemeente. Het probleem dat ik gebruikte voor mijn Lean project, is dat het veel tijd kan kosten voor een collega antwoord heeft op zijn of haar vraag over Office 365 of Windows 10. Ik heb in kaart gebracht welke verspillingen optreden en de grootste verspilling bleek wachttijd te zijn voor vragen die juist makkelijk te beantwoorden zijn voor ons. Dus ik dacht, kan dat niet automatisch? Samen met een collega heb ik een chatbot geïmplementeerd. We draaien op dit moment een tweede pilot en onze collega’s vinden het fantastisch!
Kleine oplossing, veel effect
Wat ik voornamelijk over Lean geleerd heb, is dat een oplossing heel klein kan zijn en toch veel effect kan hebben voor een efficiënt proces. Het is niet dat ik nu alle processen bij mijn opdrachtgever ineens ga ‘verleanen’, maar ik ben wel op een andere manier naar processen gaan kijken. Door zelf aan de slag te gaan, heb ik de verspillingen en principes die bij Lean horen eigen kunnen maken en kan ik die nu toepassen!
Lees hier meer over ons traineeship informatie- en verandermanagement.