Thomas Glade is adviseur in opleiding bij BECIS | DIOR. In deze blog vertelt hij over zijn opdracht bij de Gemeente Amsterdam.

Samen met twee medetrainees uit het traineeship informatie- en verandermanagement ben ik momenteel projectmedewerker WIOR (Werken in de Openbare Ruimte) voor de afdeling Verkeer en Openbare Ruimte. Twee zaaksystemen waar voorheen mee gewerkt werd, zijn opgegaan in één systeem genaamd VICTOR: Voorzieningen ICT Openbare Ruimte. Dit is een ontzettend uitgebreid en interactief systeem waarin alle werkzaamheden die in de openbare ruimte in Amsterdam uitgevoerd worden geregistreerd staan. In dit systeem worden tevens de vergunningsaanvragen geregeld, de uitvoering van het werk bijgehouden en de leges/facturen afgehandeld.

Ondersteuning van het systeem

Vanzelfsprekend maakt de veelvuldigheid aan functies VICTOR een erg ingewikkeld systeem, waar veel gebruikers ondersteuning bij nodig hebben. Deze ondersteuning is onze voornaamste taak.
In de VICTOR support, het ondersteuningsteam, hebben we verschillende taken. Deze variëren van het beantwoorden van simpele gebruikersvragen over wie er op dit moment bijvoorbeeld de volgende stap moet nemen in het dossier, tot het analyseren van ingewikkelde problemen in overleg met de stuurgroep en de product-owner.

Uitbreiding takenpakket

We krijgen de kans om steeds meer taken op te pakken en dat is precies wat de opdracht leuk maakt. In het begin beperkte de taken zich tot basale vragen beantwoorden in de mailbox om een beetje de verschillende processen te leren begrijpen. Al snel kregen we opdrachten hiernaast. Zo heb ik me gefocust op het facturatieproces waarin het een en ander mis ging: facturen werden om een tot dan toe onbekende reden niet verstuurd, waardoor de Gemeente per week belangrijke inkomsten misliep. Dit was een hele verantwoordelijkheid en het voelde bijzonder om deze taak toevertrouwd te krijgen. Uiteindelijk heb ik het probleem in samenwerking met functioneel beheer, de product-owner en de herstellers die het veldwerk doen weten te lokaliseren.

Afwisseling

Dat brengt me bij het tweede punt dat dit project zo leuk maakt: de mensen en onderwerpen waar ik mee in aanraking kom, verschillen erg van de mensen en onderwerpen van de universiteit. Met een achtergrond in geschiedenis had ik niet verwacht om bezig te zijn met constructie en ICT of met functioneel beheerders en herstellers. Hier spreek ik mensen die op verschillende manieren communiceren over onderwerpen waar ik geen voorkennis van heb. Dit is soms zeker even schakelen maar dat maakt het des te leerzamer.

Tijdsindeling

Naast de extra werkzaamheden zitten we als support nog steeds op de mailbox. De gebruikersvragen pakken we nu echter een stuk sneller op dan aan het begin van onze betrokkenheid bij dit project. Dit zorgt ervoor dat we steeds meer tijd hebben voor werkzaamheden naast de ondersteuning. Dat is fijn want sommige taken, zoals het opschonen van de data in het systeem, kosten ontzettend veel tijd. Gelukkig zitten we nu midden in de vakantieperiode, waardoor het lekker rustig is en kunnen we op dit gebied veel meters maken. Daarbij komt dat we ook het geluk hebben dat we op kantoor kunnen werken en elkaar direct vragen kunnen stellen. En het is natuurlijk ook lekker gezellig!