Case:
Achmea

Duurzaam informatiebeheer

Achmea (opgericht in 1811) heeft van oorsprong nog veel fysiek archief. Ook is er heel veel digitale informatie aanwezig in de organisatie. Vanwege de AVG moesten de archieven goed in kaart gebracht worden om te kunnen schonen en vernietigen. De AVG was aanleiding om alle systemen en de informatie die erin opgeslagen is, goed onder de loep te nemen. De afdeling Content Diensten adviseert heel Achmea op het gebied van recordsmanagement en had daarbij versterking nodig. Drie adviseurs van BECIS hebben de handen uit de mouwen gestoken om de organisatie tijdelijk te adviseren bij de implementatie van de AVG en het schonen en vernietigen van de archieven.

 

We hebben als team onze dienstverlening echt structureel kunnen verbeteren door het actualiseren van beleid, het opstellen van praktische richtlijnen en het aanpakken van knelpunten. De aanpak van BECIS was klantgericht, flexibel en praktisch.

Eric van der Heiden: manager content diensten, Achmea

 

De uitdaging: bedrijfsculturen samenbrengen
Achmea heeft, als echte fusieorganisatie, verschillende archieven opgebouwd en veel systemen in gebruik. Er moest per bedrijfsonderdeel bepaald worden wat de beste strategie is rondom de AVG en het archiefbeheer en wat de beste methode is om alles op één lijn te brengen binnen alle bedrijfsonderdelen. De afdeling Content Diensten, verantwoordelijk voor het recordsmanagementbeleid, is daarbij de spin in het web. De bedrijfsonderdelen (records officials) zijn zelf verantwoordelijk voor hun informatiehuishouding. En gezamenlijk hebben we in de afgelopen periode een community opgebouwd met de records officials. Er is een SharePoint omgeving gebouwd met alle informatie en er zijn bijeenkomsten georganiseerd om de onderlinge samenwerking en kennisdeling te bevorderen. Communicatie en samenwerken zijn randvoorwaarden om het proces goed te laten verlopen.

 

Toekomstbestendig.
Achmea heeft de ambitie om dé digitale verzekeraar te zijn en veel informatiestromen gaan al digitaal. Zo gaat tegenwoordig alle post door de scanstraat maar het origineel wordt ook nog fysiek bewaard. BECIS heeft daarom een handboek vervanging opgesteld waarin de voorwaarden zijn vastgelegd voor het vervangen van het fysieke origineel voor de scan. De scan moet aan bepaalde kwaliteitseisen voldoen en er zijn maatregelen opgesteld om te voorkomen dat informatie verloren gaat. Tevens hebben we alle archieven in kaart gebracht– papier en digitaal – en geadviseerd wat de beste strategie is om alles over te zetten naar OpenText.

case avg achmea

AVG Quickscan.

Middels onze quickscan heeft u als organisatie direct inzicht in wat u nog moet regelen om te voldoen aan de AVG. Aan de hand van de resultaten uit de nulmeting schrijven wij een beknopt plan van aanpak dat inzicht biedt in de stappen die u als organisatie minimaal moet zetten om AVG-compliant te zijn.
Lees hier alles over de quickscan>

Whitepaper:
Digitaal samenwerken en de AVG.

Digitaal werken biedt verschillende voordelen ten opzichte van werken met papier. Zo kun je makkelijker samenwerken, heb je beter inzicht in versiebeheer en heb je een duidelijk overzicht wie bij welke informatie kan. Dit zijn enkele voorbeelden waarmee digitaal samenwerken de dienstverlening van jouw organisatie verbetert.

Download hier