14 jul 2017
Als adviseur in opleiding bij BECIS maak je van alles mee. Bij de opdrachtgever word je flink uitgedaagd en kom je in spannende situaties. En bij BECIS sleutel je flink aan je kennis en kunde. Dat levert intense weken op.

Maandag 15:15 uur
Ik leg de belangrijkste man van de gemeente Den Haag uit hoe Sharepoint werkt, wat het voordeel is (what’s in it for me?) en wat dat voor de organisatie betekent. Bij de gemeente Den Haag spreken ze over ‘Digitaal Samenwerken’ in plaats van werken met Sharepoint. Samen met een collega hebben we slechts een kwartiertje om hem te overtuigen van het nut van dit traject en de verandering die het teweegbrengt. Dit moet goed gaan, want hij bepaalt of dit hele implementatietraject doorgaat. Bij het afscheid krijgen we een dikke glimlach plus de opmerking dat hij meteen aan de slag wil met dit nieuwe systeem. Missie geslaagd!

Dinsdag 12.01 uur
Vandaag schrijf ik met Simone Drost – ook adviseur in opleiding bij de gemeente Den Haag – het communicatieplan voor de implementat

ie van Digitaal Samenwerken. Dit is nieuw voor ons, maar toch vertrouwen ze ons deze opdracht toe. We krijgen hulp van Silke Klein Koerkamp en Sierd-Jan Jongsma – beide adviseur- en gezamenlijk schrijven we een prima plan. Met slechts een paar kleine wijzigingen gaat de stuurgroep ‘digitaal samenwerken’ akkoord met het plan. Yes! Dit geeft zelfvertrouwen.

Woensdag 10.15 uur

De werknemers van de gemeente Den Haag beginnen vandaag aan hun onlineopleiding ‘Digitaal Samenwerken’. Veel medewerkers lukt het niet om in te loggen in het systeem. Simone en ik lopen van werkplek naar werkplek om ze daarbij te helpen. Er is die dag behoorlijk wat kritiek en weerstand op deze opleiding en hoe we dit doen. Zo goed en kwaad als het kan halen wij bij de meeste medewerkers de angel er wel uit. Nu is het zaak om de voelsprieten uit te zetten om zoveel mogelijk feedback te verzamelen. Zo kunnen we opleiding zo snel mogelijk aanpassen en verbeteren. Een nieuw plan van aanpak is in de maak.

Donderdag 8.01 uur
Overleg dag: ons implementatieteam begint de dag met de ‘Daily Stand-up’ (een dagelijkse bijeenkomst van het (Scrum)team van maximaal 15 minuten). Het doel is om werkzaamheden op elkaar af te stemmen en een plan te smeden voor de komende dag. Tijdens deze meeting beantwoordt iedereen de volgende drie vragen:

• Wat heb ik bereikt sinds de vorige daily standup?
• Wat ga ik vandaag bereiken?
• Verwacht ik obstakels, en kan het team me daarbij helpen?

Deze dagelijkse meeting zorgt ervoor dat het waarschijnlijker wordt dat het doel van de sprint en dus de doelen van het project behaald worden. Na de stand-up schuif ik aan bij het projectgroep overleg, waaraan ook de projectleider van de gemeente Den Haag deelneemt. Uit dit overleg komen actiepunten, waar we direct mee aan de slag gaan.
In de middag staat een bijeenkomst met het projectteam gepland. Het doel is om het volledige proces van het aanvragen tot opleveren van een nieuwe site binnen Sharepoint in te kaart brengen en daar waar mogelijk te verbeteren. Na drie uur zijn we tevreden met het voorlopige resultaat. Ook hier rollen weer actiepunten uit die opgevolgd moeten worden. Zo is er altijd wat te doen en geen dag hetzelfde.

Vrijdag 9.35 uur
Examen dag: ons eerste echte officiële certificaat – PRINCE2- is binnen handbereik. Ik en mijn mede-adviseurs in opleiding verzamelen ons bij de koffieautomaat op het kantoor van DIOR. We wisselen ervaringen uit over het werk en de zeer verschillende opdrachten waar iedereen op zit. Na de lunch mogen we het examen maken. Ondanks dat ik het examen niet heel moeilijk vond, wachtte ik toch met zweet in de handen wachten de resultaten af. Dit bleek niet nodig: iedereen is geslaagd. Tijd voor de borrel!

Maartje Bekker