Het anonimiseren van documenten behoort voor veel overheidsorganisaties al jaren tot hun dagelijkse werkzaamheden. Het blijft echter een zeer tijdrovende klus, waarbij menselijke fouten al snel zijn gemaakt. In dit artikel vertelt Eva Verhulst (adviseur bij BECIS | DIOR) ons meer over de basis van anonimiseren. Ze legt ons uit wat het belang is van anonimiseren, welk spanningsveld er kan ontstaan en wanneer er wel of niet geanonimiseerd moet worden. 

Een interview met Eva Verhulst (adviseur)

Wat is anonimiseren en waarom is het belangrijk?
Anonimiseren betekent dat je persoonsgegevens zoals BSN-nummers, adressen en namen uit belangrijke documenten verwijdert. Dit heeft als doel dat een document uiteindelijk niet meer te herleiden is tot één persoon. Hiermee voorkom je als overheidsinstantie dat persoonlijke gegevens van burgers openbaar raken. Met andere woorden: Het uiteindelijke doel van anonimiseren is dus het waarborgen van de privacy van alle burgers. Dit recht staat sinds een aantal jaar vast in de wet Algemene Verordening Gegevensbescherming, oftewel de AVG.

Voor welke organisaties is het belangrijk om te anonimiseren?
Het is voor iedere organisatie belangrijk om zorgvuldig om te gaan met persoonsgegevens van mensen. Toch zullen vooral overheden hier veel aandacht aan geven. Zij moeten namelijk transparant zijn en dit doen ze bijvoorbeeld door inzicht te geven in hoe beleid tot stand komt en de keuzes die gemaakt worden. Via de Wob (Wet openbaarheid van bestuur) en straks de Woo (Wet open overheid) kunnen burgers nog meer inzicht krijgen in het beleid van de overheid. Zoals een democratische rechtsstaat als Nederland betaamt.

Echter is er tegelijkertijd sprake van een spanningsveld tussen de Wob en de AVG. Aan de ene kant willen burgers dus graag dat de overheid open en transparant is over het beleid en de keuzes die ze maakt. Maar aan de andere kant wordt van de overheid verwacht dat ze goed omgaat met belangrijke persoonsgegevens en deze niet zomaar openbaar maakt. De overheid is namelijk verplicht om de privacy van burgers te waarborgen en hiermee de mensen te beschermen. Om dit spanningsveld te doorbreken zijn overheden een aantal jaar geleden begonnen met het ‘aflakken’ van persoonsgegevens in documenten die kunnen herleiden tot één persoon.

Om wat voor documenten gaat het eigenlijk? 
Voorbeelden van documenten die bij veel organisaties dagelijks geanonimiseerd worden zijn brieven, formulieren en adviesrapporten. In deze documenten staan bijvoorbeeld persoonsnamen, straatnamen of persoonsgegevens van medewerkers die de zaak of het dossier hebben afgehandeld of behandeld.

Zijn er ook zaken die je níet hoeft te anonimiseren?
Niet alle persoonsnamen die voorkomen in een document, moeten worden geanonimiseerd. Er zijn bijvoorbeeld uitzonderingen voor bepaalde publieke figuren, zoals een burgemeester, wethouder of minister. Daarnaast kan er altijd een afweging worden gemaakt om toch een persoonsnaam openbaar te maken, voor publiekelijk belang.

Op welke manieren kun je anonimiseren?
Er zijn verschillende manieren om persoonsgegevens in documenten te anonimiseren. Binnen de overheid is het handmatig aflakken van gegevens nog altijd een veelgebruikte manier. Dit betekent dat de te anonimiseren documenten worden geprint, gekopieerd, en vervolgens worden afgelakt met een zwarte stift. Hierna worden de documenten weer ingescand en zijn ze klaar voor openbaarmaking. Dit is een hele betrouwbare manier, waarbij alle gegevens permanent onzichtbaar worden. Maar ook foutgevoelig, omdat het handmatig door mensen wordt gedaan.

Een andere veelgebruikte manier om privacygevoelige gegevens te anonimiseren is met gebruik van het programma Adobe Acrobat. Met dit programma wordt er een blokje over de tekst gezet, waardoor deze onleesbaar wordt. Echter blijft de tekst achter het blokje wel staan, waardoor deze optie als onveilig wordt beschouwd. Dit geldt tevens voor anonimiseren in Word. De teksten worden hiermee niet definitief verwijderd.

Tot slot bestaat er anonimiseersoftware, waarmee persoonsgegevens in documenten automatisch én definitief worden verwijderd. Deze slimme software dien je van tevoren in te stellen, waarna hij automatisch voor jou aan de slag gaat. Hierdoor hoef je de documenten alleen nog maar te controleren volgens het ‘vierogenprincipe’. De software wordt daarnaast ook steeds slimmer, waardoor het anonimiseren steeds sneller gebeurt. BECIS | DIOR biedt nu ook deze anonimiseersoftware als product aan. Je kunt zelf met onze anonimiseersoftware aan de slag. Maar je kunt ook een van onze adviseurs inschakelen om je documenten te laten anonimiseren.

Heb je vragen over de software of wil je met ons in gesprek? Neem contact op met Fiona van Leeuwen via 06 – 57 79 0697 of sales@becis.nl.