14 jun 2019

Wet open overheid bij
het ministerie van
Infrastructuur en Waterstaat

Met het Programma Open overheid gaat het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat (IenW) aan de slag met het op orde brengen van de informatiehuishouding. Het in werking treden van de Wet open overheid gaf een uitgelezen kans voor programmamanagers Lysette Fokké en Michel Weber om het Programma Open overheid op te zetten. Inmiddels is Nathalie Meeuwisse aangesloten als programmasecretaris. De programmamanagers werken nauw samen met Hanneke Cramer, de businessimplementatiemanager en Nienke Blaauw, BECIS adviseur en werkzaam in de rol als implementatiemedewerker.

Michel vertegenwoordigt de informatiekundige kant en is sterk in organisatie, middelen en processen. Lysette daarentegen vertegenwoordigt de veranderkundige kant – wat betekenen die processen voor mensen en hoe neem je ze daarin mee? Businessimplementatiemanager Hanneke werkt tijdens de implementatie nauw samen met een IenW organisatieonderdeel. Zij is ervoor verantwoordelijk dat projecten binnen het programma zo goed mogelijk aan gaan sluiten bij de behoefte van de organisatie. Nienke ondersteunt Hanneke in de uitvoering van de taken en gaat operationeel aan de slag. Nathalie heeft als secretaris een faciliterende en rapporterende rol en behoudt het overzicht. Ieder vanuit zijn eigen rol en expertise belichten zij de opbouw van het Programma Open overheid bij IenW.

 

Opbouw programma-inrichting

De twee programmamanagers (Michel en Lysette) geven leiding aan het programmateam en verdelen de bredere scope en aandachtsgebieden. De businessimplementatiemanagers (in totaal zullen er 4 werkzaam zijn) zijn elk verantwoordelijk voor één organisatieonderdeel. Vanuit het programma worden projecten geïnitieerd die sturing krijgen van een projectleider. De businessimplementatiemanagers zullen samen met implementatiemedewerkers en de vertegenwoordiging vanuit de organisatieonderdelen zorgen voor de uitvoering en implementatie van de projecten. Alle projecten hebben in meer of mindere mate overlap en gaan allemaal uit van een transparante overheid. In de eerste fase wordt onder andere gestart met de implementatie van zoek- en vindsoftware, Wob-hulpsoftware en het archiveren van websites. De businessimplementatiemanagers en de projectleiders werken nauw samen. Dit zorgt ervoor dat het programma op technisch vlak ook echt implementeerbaar is en de organisaties er ook daadwerkelijk mee aan de slag kunnen.

wet open overheid bij IenWMichel: ‘Het programma is groot en complex, want het betreft heel IenW. Naast de kern van het ministerie vallen de organisatieonderdelen Rijkswaterstaat, de inspectie (ILT), het planbureau (PBL) en het KNMI ook onder het programma. Dat zijn dermate veel onderdelen dat het werk te omvangrijk is voor één persoon en daarom werken Lysette en ik samen als programmamanagers. Samen zoeken we de balans, ieder vanuit zijn eigen expertise.’

De afgelopen tijd is richting gegeven aan het programma en zijn de doelen gedefinieerd. Er is akkoord en de financiering is rond. De projectplannen zijn in de maak en de werving voor het programmateam, dat de plannen gaan uitvoeren, is gestart. De samenstelling van het team is heel belangrijk volgens Hanneke. ‘Er moet balans zijn want de onderlinge samenwerking van het team bepaalt voor een groot deel het succes van het programma. De nadruk ligt op het vormgeven van processen, de werkwijzen en hoe de cultuurverandering straks moet landen’.

Lysette: ‘Het is belangrijk om te erkennen dat elk organisatieonderdeel uniek is en een eigen aanpak nodig heeft. Je kan niet met standaarden werken, je moet de implementatie heel specifiek per organisatie aanpakken.’ Nienke: ‘Wat hierbij helpt, is dat de organisaties één vaste businessimplementatiemanager hebben en dat implementatiemedewerkers bekende gezichten worden. Zo kunnen organisaties goed worden doorgrond en kan de aanpak van projecten naadloos aansluiten bij de organisatie.’ Lysette merkt ook op dat organisaties in verschillende fases zitten. ‘Sommige onderdelen werken al met een DMS en andere onderdelen nog niet. Per onderdeel kijken we wat er nodig en wenselijk is.’

 

“Stap uit je ivoren toren en zet de medewerkers aan het roer, want zij moeten het straks anders gaan doen.”

Hanneke Cramer

 

Hanneke: ‘Wat sterk is aan de inrichting van het programma is dat we gedrag en cultuur voorrang geven op systemen. De focus ligt dus echt op de cultuuromslag die moet plaatsvinden. Vanaf het begin betrekken we iedereen zoveel mogelijk bij het project en van daaruit bouwen we verder. De medewerkers moeten het straks anders gaan doen, dus die moet je centraal stellen.’

De focus op deze cultuuromslag komt voort uit één van de principes die binnen het programma wordt gehanteerd. Michel: ‘’Met het principe mens eerst, techniek volgend, willen we aangeven dat het hier om de mensen draait en dat de techniek daarbij zal moeten ondersteunen. Een ander principe is samen aan het roer en samen doen. Dit betekent dat we echt gezamenlijk aan de slag gaan, waarbij het programma de voorbereidingen doet, en de uitvoering de verantwoordelijkheid is van de lijnorganisaties.’ Nathalie geeft aan: ‘Het is belangrijk om de focus te houden, concrete resultaten te behalen en deze te laten zien aan de organisatie.’ Dit komt terug in het principe van we denken groot, maar acteren klein. Hierbij is het essentieel om haalbare doelen te stellen en wordt er zorg gedragen dat IenW iedere dag een beetje beter wordt.

 

Wat zouden jullie andere overheidsorganisaties willen meegeven die aan de slag zijn/gaan met de Wet open overheid?

Lysette: ‘Wat wij zien is dat het onderwerp zo groot is en zoveel raakt dat het niet anders kan dan dat je het in samenhang bekijkt. Nog niet ieder ministerie is zover dat ze een programma hebben opgestart maar zijn wel bezig met verschillende rijksbrede ontwikkelingen of projecten (bijvoorbeeld e-mailarchivering). Zorg dus voor centrale aansturing en één overkoepelend programma, zodat je het grote plaatje kan zien en daarop kan sturen.’

 

‘Kijk goed hoe je het programma positioneert ten opzichte van de lijnorganisatie want je zit snel in elkaars vaarwater en dat kan voor weerstand zorgen.’

Nathalie Meeuwisse

 

Nienke: ‘Dit is hét moment om te starten met de voorbereidingen op de Woo. De wetgeving staat veelvuldig in de belangstelling, dit zorgt voor aandacht voor je programma. Daarnaast worden rijksbrede initiatieven opgestart en door hier nu bij aan te haken kan je optimaal profiteren.’

Hanneke: ‘Denk van tevoren goed na over je strategie. Wij hebben gekozen voor de participatiestrategie, juist om de weerstand in de kiem te smoren. Dat werkt niet altijd en dan moet je een andere strategie kiezen. Denk daar van tevoren goed over na voordat je het programma start, want als dat schip eenmaal vaart en het gaat fout, dan is het heel moeilijk bijsturen.’

Michel: ‘Het belangrijkste is het creëren van draagvlak. Bij een grote organisatie als IenW met veel verschillende belangen moet je zorgen dat de governance een gedragen geheel wordt, dat kan je niet vanuit een ivoren toren bedenken. Probeer te luisteren naar wat anderen zeggen en probeer feedback mee te nemen in de vertaling van het programma. Ik denk dat dat essentieel is.’