22 sep 2017

De weg naar succes

Door: Alinda van Ackooy

Investeren in de mens: dé sleutel voor een succesvolle digitalisering

De Provincie Fryslân wil een volledig digitale werkwijze realiseren om een einde te maken aan de versnippering van informatie binnen de provinciale organisatie. In 2015 is zij gestart met het programma @llemaal Digitaal, omdat eerdere implementatiepogingen zijn mislukt. Doel van dit programma is om een situatie te realiseren waarbij zowel intern als met externe partijen samengewerkt kan worden op een digitaal platform, maar waarbij gelijktijdig de digitale archivering wordt geregeld. Maar hoe realiseer je een samenwerkingsplatform dat projectmatig werken mogelijk maakt, geschikt is om beleid te schrijven, maar bijvoorbeeld ook continue processen ondersteunt? Het mag gezegd worden dat het digitaliseren van een organisatie geen gemakkelijke opgave is; zeker niet voor een grote organisatie als de Provincie Fryslân.

Het implementeren van een nieuw systeem gaat natuurlijk veel verder dan alleen het aanschaffen van software licenties. Eén van de grootste uitdagingen tijdens een implementatietraject is op een constructieve manier omgaan met de weerstand die je krijgt vanuit de gebruikers. Zo is er bij de Provincie Fryslân in het verleden SharePoint geïmplementeerd, maar helaas met weinig succes. Gebruikers vervielen in oude, vertrouwde werkwijzen en documenten bleven versnipperd over de persoonlijke schijf, de gemeenschappelijke schijf en SharePoint. Op dit moment zijn wij actief met het uitrollen van SharePoint Online, een vernieuwde en verbeterde versie van het ‘oude’ SharePoint. Maar waar wij als projectteam een verbeterd hulpmiddel met nieuwe mogelijkheden zien, zien de gebruikers wéér een nieuw systeem. Waarom zou dit systeem wél werken? En waarom zou je tijd en energie steken in het leren werken op een systeem waarvan je denkt dat het toch niet blijvend is?

Zo’n veranderproces heeft een flinke impact op de medewerkers van de Provincie. De manier waarop zij hun werkzaamheden uitvoeren verandert drastisch en hun digitale vaardigheden worden op de proef gesteld. Het is niet meer dan logisch dat hier enige weerstand uit voortkomt. Door van het begin af aan aandacht te besteden aan het herkennen – en vooral erkennen – van dit gevoel creëer je een veilige leeromgeving. Benoem wat je ziet, hoort of voelt en durf het gesprek aan te gaan. Vraag door. Hebben ze twijfels over het systeem? Of is er misschien twijfel of ze wel mee kunnen komen met hun collega’s? Weerstand komt vaak voort uit onzekerheid, een gebrek aan informatie en communicatie en het onvoldoende creëren van draagvlak.

Natuurlijk moet de techniek vlekkeloos en snel werken, maar een verandering valt of staat door zijn gebruikers. Bij de Provincie Fryslân is daarom gekozen voor een andere benadering. Het traject wordt niet benadert als een implementatie van een nieuw systeem, maar als een verandertraject. Wij werken samen met de gebruikers en besteden daarom veel aandacht aan de medewerker. Er worden klassikale trainingen aangeboden, maar training alleen is niet voldoende. Daarom wordt er bij de Provincie een breed pakket aan ondersteuning aangeboden. Medewerkers doorlopen een e-learning waarin de basis wordt gelegd voor het gebruik van SharePoint Online en volgen workshops over informatiebeveiliging en het nut en de noodzaak van archiveren. Daarnaast nemen wij ook de tijd om één-op-één te coachen, wordt er een eindopdracht afgenomen om te toetsen of de medewerker het basisniveau beheerst, geven wij feedback en denken wij mee met de gebruikers over verbeteringen.

Kortom: wij proberen zo volledig mogelijk te voorzien in de ondersteuning van de medewerkers door hen te motiveren, te stimuleren én persoonlijk te begeleiden om dit project tot een groot succes te maken!