Na de rampzalige gevolgen van de zogeheten toeslagenaffaire eerder dit jaar ging de knop om bij de Rijksoverheid: de informatiehuishouding moest en zou op orde komen. Als directe reactie op het rapport van de Parlementaire ondervragingscommissie Kinderopvangtoeslag presenteerde de Rijksoverheid op 31 maart jl. het Open op Orde-plan, een generiek actieplan informatiehuishouding voor de hele Rijksoverheid. Dit plan beslaat meerdere facetten, met als kern vier actielijnen: het investeren in de informatieprofessional, het beheersen van het volume en de aard van informatie, het toegankelijk indelen van informatiesystemen en het sturen op overzicht en naleving. Een belangrijk onderdeel van Open op Orde is de nulmeting. Maar wat betekent dit nou eigenlijk? Wat staat er precies te gebeuren en hoe kun je te maken krijgen met de nulmeting? In deze blog zal ik dit toelichten.
Waarom een nulmeting?
Bij een nulmeting wordt een inventarisatie gemaakt van de stand van zaken bij een organisatie op een bepaald gebied, in dit geval de informatiehuishouding. Dit gebeurt aan de hand van een vooraf opgesteld kader. Vaak is dit een officieel normenkader, zoals KIDO (Kwaliteitssysteem Informatiebeheer Decentrale Overheden). In dit kader staan de specifieke aspecten uitgelicht die onderzocht moeten worden, zodat boven water komt waar de organisatie op dat moment staat. De vinger kan hiermee doeltreffend op de zere plek worden gelegd.
Het rapport van een nulmeting bestaat uit een beschrijving van de huidige situatie, met een toelichting over de zaken die minder goed verlopen en vaak ook een reeks adviezen wat gedaan kan worden om verbeteringen aan te brengen. Meestal wordt er een divers scala aan bronnen gebruikt om het rapport op te stellen. Zo kunnen interne procesbeschrijvingen worden geraadpleegd, maar ook medewerkers worden geïnterviewd. Zij weten per slot van rekening het beste tegen welke problemen zij op de werkvloer aanlopen.
Het grote voordeel van een nulmeting is dat het een vertrekpunt biedt van waaruit concrete acties kunnen worden ondernomen. Aangezien het als vertrekpunt dient, is het belangrijk dat de nulmeting aan het begin van het traject plaatsvindt. Het heeft immers weinig zin lukraak allerlei aanpassingen door te gaan voeren als later blijkt dat deze verre van het gewenste effect hebben. Juist door een nulmeting uit te voeren kan er effectief besloten worden wat de grootste knelpunten zijn en hoe deze bestreden kunnen worden. Op basis hiervan kunnen er plannen worden opgesteld en kan budget worden vrijgemaakt. Zo wordt noch tijd, noch geld aan inefficiënte oplossingen verspild.
Hoe ziet de nulmeting van Open op Orde eruit?
Om de nulmeting van Open op Orde centraal te laten verlopen heeft het Rijksprogramma voor Duurzaam Digitale Informatie (RDDI) een eigen instrument ontwikkeld die bij de nulmeting dient te worden gebruikt. Dat is via deze link te raadplegen. De resultaten van de nulmeting moeten uiterlijk 1 december 2021 worden gerapporteerd aan de CIO Rijk of kwartiermaker voor de regeringscommissaris.
De vragen die worden gesteld hebben betrekking op de vier pijlers van het Open op Orde-programma. Dat houdt in dat in hoofdlijnen de volgende aspecten worden onderzocht:
- Welke rol nemen informatieprofessionals in binnen de organisatie en hoe worden ambtenaren zelf meegenomen in de informatiehuishouding?
- In hoeverre is informatie vindbaar en duurzaam toegankelijk en hoe wordt het gestuurd?
- Hoe ondersteunen de gebruikte informatiesystemen de informatiehuishouding?
- Welke rol neemt management in wat betreft de informatiehuishouding?
Bij elke vraag wordt de organisatie geacht aan te geven op welk volwassenheidsniveau (I-IV) zij zich momenteel bevindt. Naast dat het fungeert als een springplank voor toekomstige acties heeft de nulmeting van Open op Orde ook als doel te meten in hoeverre de informatiehuishouding structureel is ingebed in de werking van de organisatie. Daarom zijn in de vragen ook bewustwording over en sturing op informatiehuishouding meegenomen als belangrijke thema’s.
Meestal wordt een nulmeting op het gebied van informatiemanagement ingezet om te toetsen in hoeverre een organisatie zich houdt aan de wettelijke eisen. Bij deze nulmeting is dat minder aan de orde; het hoofdzakelijke doel is inzicht te bieden in de daadwerkelijke staat van de informatiehuishouding. Dat doet niet weg dat de Rijksoverheidsorganisaties ervoor zorg moeten dragen dat ze aan die wettelijke verplichtingen voldoen.
Uiteindelijk zullen de resultaten van de nulmeting worden beoordeeld en zal er op basis van die resultaten een actieplan worden opgesteld. Daarna zal de nulmeting in de komende jaren worden herhaald, om te toetsen in hoeverre de informatievoorziening wel of niet is verbeterd ten opzichte van de beginsituatie.
Hoe kan BECIS | DIOR je begeleiden bij de nulmeting?
Om de informatievoorziening bij de overheid te verbeteren is het van belang dat de nulmeting zorgvuldig wordt uitgevoerd. Daarbij kan BECIS | DIOR je te hulp schieten. Als organisatie hebben wij inmiddels jarenlange ervaring met het uitvoeren van nulmetingen en audits bij alle onderdelen van de Rijksoverheid. Onze volwassenheidsmetingen en quick scans hebben bij eerdere klanten al gezorgd voor een goede basis om de informatiehuishouding te verbeteren. De medewerkers van BECIS | DIOR kunnen je ondersteunen bij het algehele scannen van jouw organisatie en zijn begaan met zowel de informatiesystematiek als de wensen van de gebruikers.
Graag lichten wij verder toe wat onze organisatie voor je kan betekenen. Ben je benieuwd naar de mogelijkheden? Neem dan contact met ons op!
Geschreven door: Pieter Sleutels, adviseur in opleiding bij BECIS | DIOR.