IN GESPREK MET: COLETTE VAN BOVEN

In verband met de coronacrisis werken onze collega’s al een aantal weken vanuit huis. Graag delen onze adviseurs een inkijkje in het thuiswerken. Deze week deelt Colette van Boven haar ervaringen in het thuiswerken. Zij werkt via BECIS | DIOR voor de gemeente Landsmeer.

“Door de coronacrisis konden de trainingen niet meer fysiek plaatsvinden, dus ik heb ze omgebouwd tot online trainingen.”

Mijn naam is Colette van Boven, en ik ben momenteel via BECIS | DIOR werkzaam bij de gemeente Landsmeer. Hier werk ik binnen het team Zaakgericht Werken, waar ik help met het implementeren van een nieuw zaaksysteem. Ik houd mij, onder andere, bezig met het trainen van nieuwe medewerkers en het inrichten van de i-Navigator. Ook denk ik mee over de richting van processen voor in het zaaksysteem.

Hoe bevalt het thuiswerken bij je? En wat is je hierbij opgevallen?

Prima. Soms ben ik door het thuiswerken des te productiever omdat je ongestoord door kan werken, dat ervaar ik als erg prettig. Toch mis ik het naar mijn werk gaan wel. Ik ben niet het type dat graag stil zit, dus het was voor mij wel even wennen dat mijn leven zich volledig thuis afspeelt.

Door de thuiswerksituatie is voor mij het belang van vaste contactmomenten, zoals een weekstart, extra toegenomen. Dit soort momenten zorgen voor goede werkafspraken, en zo blijf je op de hoogte van de werkzaamheden van je collega’s. Daarnaast is het ook erg leuk om je collega’s digitaal te zien en spreken.

Het is mij opgevallen dat de scheiding tussen werk en privé steeds kleiner wordt. Nu je niet meer van kantoor naar huis gaat is het gemakkelijker langer door te werken. Iets wat voor mij goed werkt om toch een scheiding te behouden is het opruimen van mijn ‘kantoor’, en van mijn huis weer een huis te maken. Dit doe ik nu op de vrijdagen aan het eind van de middag, maar ook op de vrije dagen zoals 5 mei.

Welke werkzaamheden doe je in deze periode anders dan normaal?

Normaal geef ik trainingen aan de (nieuwe) medewerkers bij de gemeente Landsmeer over wat zaakgericht werken inhoud en hoe zij het systeem (e-Suite) het beste kunnen gebruiken. Tijdens deze training leg ik eerst vaak kort wat uit en daarna gaan de deelnemers vooral zelf aan de slag en kunnen zij vragen stellen tijdens het uitvoeren van opdrachten. Door de coronacrisis konden de trainingen niet meer fysiek plaatsvinden, dus heb ik ze omgebouwd tot online trainingen. De opdrachten zijn hierdoor wat korter geworden, maar gelukkig is Microsoft Teams net bij de gemeente Landsmeer ingericht. Hierdoor kan ik makkelijk mijn scherm delen en functionaliteiten laten zien. Ik sta bij de training nu ook wat langer stil bij het kennismakingsrondje. Ik vind het namelijk belangrijk dat mijn nieuwe collega’s zich welkom geheten voelen, ondanks zij niemand fysiek ontmoeten.

In verband met de coronacrisis zijn de registratie taken over het DIV team verdeeld, dit maakt dat ik nu meer tijd heb om mij bezig te houden met de inrichting van de e-Suite en I-Navigator. Daarnaast werk ik aan het intern project Gebruikersadoptie. De BECIS|DIOR gebruikersadoptiecyclus is een aanpak van en voor de hele organisatie. Op de agenda stond de aanpak presenteren aan verschillende afdelingen door middel van een korte presentatie en opdracht. We hadden zojuist de leaflet van de aanpak af dus deze wilde we graag uitdelen. Helaas moet het fysiek uitdelen nog even op zich wachten maar hebben we de inhoud al kunnen delen. In plaats van een fysieke presentatie hebben we digitale ontbijt en lunchsessies gehouden waar het grootste gedeelte van de organisatie bij kon aansluiten. Een geslaagde digitale vervanging!

Besteed je in deze periode meer aandacht aan het opslaan van belangrijke informatie?

Zelf besteed ik niet meer of minder aandacht aan het opslaan van belangrijke informatie dan voor de thuiswerkperiode. Wel merk ik dat het opslaan van belangrijke informatie een hot topic is zowel op mijn opdracht in Landsmeer als bij BECIS|DIOR. Dit komt uiteraard doordat de Coronacrisis op de hotspotlijst staat. BECIS|DIOR heeft de belangrijkste tips al voor je op een rijtje gezet: https://www.becis.nl/coronacrisis-checklist/

Welk tip zou jij aan collega’s geven voor het thuiswerken?

• Maak van je werkplek een aangename werkplek. Voor mij is dit door bloemen in huis te hebben (zie foto).
• Wandel een blokje om tijdens je lunchpauze. Met collega’s deed ik dit altijd al, nu ik thuis werk probeer ik voor of na mijn lunch ook even een frisse neus te halen. Ideaal om even te kletsen met je huisgenoot of te bellen met een collega, vriend of vriendin.
• Deel je tijd effectief in. Mij helpt het door ochtends te beginnen met een to-do lijst te maken specifiek voor die dag.
• Zorg bij digitale overleggen voor een duidelijke agenda. Dit geeft het overleg focus. Daarnaast is het soms gemakkelijk elkaar expliciet de beurt te geven, door bijvoorbeeld te zeggen ‘Naam, kan jij dit verder toelichten?’. Zo voorkom je dat je door elkaar praat of dat niemand het woord neemt.