13 sep 2019

Haal de robot uit de mens!

  • Door Elise van Dansik

“Daar waar Henry Ford en Frederick Taylor er in de jaren 1900 naar streefden mensen zo repetitief en gestandaardiseerd mogelijk te laten werken, vindt vandaag een omgekeerde beweging plaats.”, schrijft KPMG voor de Trends Public Sector.

Wat is RPA?
Veel administratieve jobs bestaan voor een groot deel uit taken en activiteiten die weinig waarde toevoegen. Het gaat bijvoorbeeld om informatie opzoeken uit databases, gegevens op papier overtypen naar de computer of elektronische documenten archiveren. Die taken kunnen volledig worden geautomatiseerd dankzij de RPA-technologie. Iets dat in de commerciële sector veel gebeurt en nu ook in de publieke sector begint te groeien.
RPA (Robotic Process Automation) klinkt heel high tech, maar dat valt eigenlijk wel mee: in praktijk is het software die software aanstuurt. Van robots, in de zin van fysieke, mensachtige machines, is dus geen sprake. In het kort: het is een slimme software die informatie uit verschillende systemen weet te combineren en te verwerken zonder technische koppeling. Eigenlijk net als ambtenaren doen met een inlogcode en een wachtwoord.

Een voorbeeld
Een praktisch voorbeeld is het ontvangen en registreren van facturen. Door vooraf duidelijke regels en parameters in te stellen kan de RPA software de volgende stappen afhandelen:
1. Outlook openen
2. Mails met facturen openen
3. De factuur analyseren en wanneer nodig automatisch ontbrekende gegevens uitvragen bij de afzender
4. De applicatie voor financiële administratie openen
5. De factuur registreren in de betreffende applicatie
6. Een ontvangstbevestiging uitsturen
Kortom, een vervelend klusje wordt uit handen genomen en de medewerkers kunnen zich focussen op het werk dat ze leuk vinden en waar ze goed in zijn.

De voordelen van RPA

  • Snelheid: Robots zijn veel sneller dan mensen en robots werken 24 uur per dag, 7 dagen per week.
  • Kwaliteit: Een robot werkt op basis van een besturingssysteem die de logica en business rules bepaalt. Daarom maakt een robot geen fouten. Tenzij er iets in de praktijk verandert natuurlijk.
  • Flexibiliteit: Robots zijn perfect in staat om mee te bewegen met piekperiodes en dat zorgt ervoor dat organisaties veel eenvoudiger kunnen meebewegen met de drukte in de markt.
  • Schaalbaar: Robots kunnen worden hergebruikt. Hierdoor kunnen zij snel gecombineerd worden tot nieuwe robots. Veel organisaties bouwen een bibliotheek van robots en robot onderdelen. Zo hergebruik je componenten die je al hebt en win je tijd.
  • Focus op de klant: Medewerkers krijgen door RPA tijd en ruimte voor die taken die echte waarde opleveren. Begrijpen van de behoefte en emotie van de klant. Ruimte hebben om daar flexibel op in te spelen. (Bron: SixSigma)

Meer weten?

Neem contact met ons op!