Case:
Rijksvastgoedbedrijf

BIA en Implementatie voor het project Digitaal Documenteren (HARP)

BECIS heeft binnen het programma Harmonisatie Applicaties en Rijksvastgoedprocessen (HARP) meegewerkt aan het realiseren van één geïntegreerd proceslandschap en applicatielandschap voor documentaire informatievoorziening voor het Rijksvastgoedbedrijf (RVB). Dit was noodzakelijk omdat de drie fusiepartners – Rijksvastgoed- en Ontwikkelingsbedrijf, de Rijksgebouwendienst en de Dienst Vastgoed Defensie – die gezamenlijk het Rijksvastgoedbedrijf vormen, alle drie verschillende processen en applicaties gebruikten.

RVB

Business Informatie Analisten van BECIS aan het werk
Bij het opstellen van de Business case en een Plan van aanpak (PVA) hebben informatieanalisten van BECIS verschillende bestaande en nieuwe systemen geanalyseerd ten einde een goede keuze te maken voor de organisatie. Daarna is er een autorisatiemodel opgesteld. Ook is er een bewaar- en conversiestrategie voor de verschillende migraties van oude systemen naar het nieuwe systeem opgesteld. Gelijktijdig hebben de analisten de gebruikte metadata in de huidige DMS’en en informatiesystemen geanalyseerd en een nieuw metadataschema opgesteld, op basis van TMR/TMLO (het Toepassingsprofiel Metadatering Rijksoverheid/Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden).

Denny Schouten

Adviseur

‘De samenwerking opzoeken en de schakel vormen tussen verschillende projecten was echt goud waard bij het project van het Rijksvastgoedbedrijf.’

De kracht van goed overleg
Tijdens het hele traject hebben onze informatieanalisten nauw overleg gevoerd met andere projecten binnen RVB over aansluiting van bedrijfssystemen op het nieuwe DMS. Er was voornamelijk nauw contact over de financiële en projectinformatie, over de vastgoedinformatie en over de onderhoudsdata. Complicerende factor was dat zij ook in een verandertraject zaten zijn en er nog geen stabiele basis beschikbaar was. Voordeel was wel dat alle projecten in het programma HARP waren samengevoegd, wat contacten vereenvoudigde. Ook was er veel contact met stakeholders en proceseigenaren, omdat het documentair informatiesysteem zo goed mogelijk moest aansluiten op de vernieuwde werkprocessen van de fusieorganisatie, zonder verlies van de oude informatie.