Case:
ProRail

Implementatie digitaal samenwerken

Van 2014 tot 2017 hebben wij ons gericht op de realisatie van digitaal werken bij ProRail. Wij hebben een nieuwe generieke organisatie brede digitale (samen)werkingsomgeving ingevoerd, rekening houdend met zowel een technische als organisatorische componenten. De aandacht ging hierbij uit naar het in de organisatie verankeren van een andere digitale manier van werken. Het nieuwe platform werd technisch beschikbaar gesteld met een generieke inrichting, passend bij de wensen van de organisatie.

Recordsmanagement
Migratie naar Sharepoint Online
uitfaseren Sharepoint 2007
Gebruikersondersteuning
ProRail

Organisatieverandering
Organisatorisch betekende de implementatie een andere manier van werken, hier moest aandacht aan besteed worden in het programma. Het uitgangspunt hierbij was het gefaseerd in gebruik nemen van de nieuwe digitale samenwerkingsomgeving. De wijze van vastlegging van gegevens/documenten en archivering is uniform en gestandaardiseerd. Daarnaast dienden alle medewerkers die gebruik maken van SharePoint Online bij de uitrol de mogelijkheid krijgen zich te bekwamen in de nieuwe manier van werken middels het volgen van een training.

De focus tijdens de implementatie lag dan ook op de gebruikersadoptie en -acceptatie en minder op de techniek en het systeem. Een duidelijke Governance zodat er duidelijke kaders zijn was een belangrijk uitganspunt. Heldere en tijdige communicatie richting medewerkers hield hen geïnformeerd en up-to-date. Aan het begin van het traject hebben wij key-users bij het project betrokken om gezamenlijk de richting te bepalen. Het geven van trainingen is key voor het succes van het traject. 15 implementatiebegeleiders en digi-coaches stonden klaar voor alle 4500 medewerkers van ProRail.

‘BECIS heeft 4.500 ProRail medewerkers getraind en in totaal  3683 sites aangemaakt.’

Uitgangspunten
• Iteratief proces met meerdere productielijnen t.b.v. uitrol en migratie.
• Fabrieksmatig op basis van een standaard draaiboek.
• Uitrollen per bedrijfsonderdeel.
• Eventueel opgedeeld o.b.v. gelijkwaardige activiteiten / context.
• Leve eigen regisseur voor uitrol.
• Lever key-users die meedenken over inrichting (rol blijft bestaan na invoering).
• MT is betrokken en akkoord.
• Businessprojecten:
• Er is voor wat betreft planning een afhankelijkheid met de huidige business projecten. Hiermee zal zo veel mogelijk rekening gehouden worden. Business projecten in principe niet eerder klaar dan de uitrol van de SharePoint Standaard inrichting. Dit om te borgen dat medewerkers al getraind zijn in het werken met SharePoint.
• Inventariseren wat de bedrijfsonderdelen hebben aan ‘specifieke (niet generieke) applicaties’ bij start uitrol.

Deze uitgangspunten zijn verweven in verschillende fasen die het programma bij de uitrol heeft gedefinieerd: