11 aug 2017

Waarom zou een organisatie zich profileren als kennispartner of zelfs kennisautoriteit, maar de klant geen kijkje in de keuken gunnen? Om kennispartner te zijn en te blijven moet je krachten, kennis en kunde bundelen. Maar met alleen het bundelen van kennis en expertises ben je er nog niet. Je zal echt aan de klant moeten laten zien dat jij die kennis in huis hebt en dat die kennis verder rijkt dan wat zich binnen de scope van de organisatie afspeelt. Ook als dat betekent dat de concurrent meekijkt.

Kennis bundelen en delen vraagt nogal wat van organisatie en zijn medewerkers. Om een gezonde en dynamische samenwerkings- en kennisomgeving op te zetten, is het belangrijk dat je begrijpt dat er obstakels zijn en dat je deze kunt vermijden. Maar waarom zou überhaupt jouw kennis willen delen met anderen? Kennis delen is kennis claimen: door kennis te delen blijf je zelf eigenaar. Allereerst het verschil tussen informatie en kennis en de waarde die beide hebben voor de organisatie.

· Informatie is expliciet en dit betekent; kennis die is vastgelegd in documenten, of informatiesystemen. Deze informatie blijft aanwezig in een organisatie ook als medewerkers er niet (meer) zijn.

· Kennis, is informatie die bewerkt is met ervaring, vaardigheden en kunde. Dit is impliciet en onlosmakelijk verbonden met de mens. Deze kennis gaat verloren als medewerkers vertrokken zijn.

Kennisdeling leidt tot innovatie

Bij de meeste organisaties zit het met het delen van informatie ook wel goed. We werken immers met moderne technologieën en systemen (zaakgericht, Sharepoint, in the cloud) om het delen van informatie te bevorderen. Het delen van informatie voorkomt bijvoorbeeld dat je langs elkaar heen werkt, dubbel werk doet, collega’s iedere keer iets moet uitleggen of moet vertellen waar ze informatie kunnen vinden. Informatie is immers (in the cloud) altijd en overal beschikbaar in de huidige digitale maatschappij. Er is een bijna grenzeloze toegankelijkheid tot informatie, bijna elke onderneming en individu heeft beschikking tot dezelfde bronnen. Dit onderschrijft het belang van kennisdeling (en niet van louter informatieverspreiding). Want de informatie die door ervaring, vaardigheden en kunde van de mens tot stand komt – impliciete kennis – leidt tot innovatie.

Hoe zorg je er als organisatie voor dat medewerkers ook hun kennis gaan opslaan en delen? In alle organisaties delen medewerkers kennis: in bijna elke interactie wordt kennis gedeeld en overgedragen. Soms gaat dit proces bewust, maar vaker nog onbewust. Soms gaat deze kennisdeling gestructureerd maar vaak ongestructureerd. En wat is nu de juiste kennis? Als bedrijf wil je enerzijds dat kennisdeling bewust en gestructureerd tot stand komt. Anderzijds dat dit waardevolle kennis is. Waardevolle kennis is actueel en vernieuwend en past bij de organisatie en het individu en zorgt voor toegevoegde waarde voor beide. Daar waar het bedrijf in contact staat met de markt, kan de kennis opgehaald worden: bij de medewerkers, partners en opdrachtgevers.

Practice what you preach

Het delen van kennis is een sterke succesfactor voor organisaties. Enerzijds omdat het mogelijk is, anderzijds omdat het noodzakelijk is. Alleen stroken de voordelen voor de organisatie (efficiëntie, het vermogen om te innoveren, betere beslissingen en behoud van kennis) niet altijd met de motivatie van de medewerkers.

Bij medewerkers rijst al snel de vraag ‘What’s in it for me? Bij medewerkers zijn het vooral persoonlijke drijfveren die de wijze en mate van motivatie tot kennisdeling bepalen. Die drijfveren zijn voor iedereen verschillend (erkenning, ontwikkeling en groei, persoonlijke profileren, acceptatie en intrinsieke motivatie). Het is dan zaak om te kijken waar de bedrijfsbelangen en de persoonlijke motivatie elkaar raken en het de betrokkenheid van de medewerkers vergroot zodat een sterkere bedrijfsidentiteit ontwikkeld wordt.

Het scheppen van de juiste omstandigheden voor medewerkers is dan ook cruciaal. Hierbij geldt als eerste het ‘practice what you preach’ principe. Het management zal actief moeten participeren en het goede voorbeeld geven. Top-down participatie schept vertrouwen, want zonder vertrouwen geen kennisdeling. In een organisatie waar angst heerst, hamsteren medewerkers hun kennis en vermijden ze openheid omdat ze bang zijn voor hun positie, bang zijn afgerekend te worden of denken geen waardering te krijgen. Tevens is het belangrijk dat je als organisatie de early adopters weet te mobiliseren. Zij zorgen ervoor dat twijfelende of onzekere collega’s hun voorbeeld volgen (bottum-up). Goed voorbeeld doet volgen. Ten slotte geef je medewerkers de juiste tools om kennisdeling te organiseren. Want door middel van kennisoverdracht kan je als organisatie continuïteit en kwaliteit bevorderen en deze bewaken.

Hoe mooi is dan de stap van kennisdeling naar kennisontwikkeling, omdat we continu leren van de inzichten van collega’s! Hoe zet jouw organisatie de stap naar effectieve kennisontwikkeling?

Maartje Bekker